ØKONOMIMODELL LERVIK IF

ØKONOMIPLAN I LERVIK IF

Dette avsnittet beskriver de grunnleggende prinsipper for økonomistyring og kontroll i Lervik IF.

 Det er viktig for klubben at disse prinsippene er lett tilgjengelig og beskrevet på en måte som gjør klubbens økonomistyring åpen og gjennomsiktig for medlemmene.

ØKONOMISK ANSVAR

Årsmøtet i Lervik IF har vedtatt at klubben følger NIF’s lovnorm[1]. Denne regulerer hvem som kan inngå forpliktelser og økonomiske transaksjoner på klubbens vegne.

Lovnormen regulerer årsmøtet som klubbens øverste myndighet og dets evne til å delegere driftsansvar til hovedstyret. Av større disposisjoner som betraktes å være av ekstraordinært karakter eler betydelig omfang gitt klubbens størrelse og virksomhet vedtas av årsmøtet. Ut over dette forvaltes idrettslagets midler av det valgte hovedstyre.

Hovedstyret kan vedta fullmakter for daglig leder, kasserer og leder for inngåelse av økonomiske transaksjoner innenfor en gitt økonomisk ramme. Se eget punkt angående dette. 

BAKGRUNN / HOVEDPRINSIPPER

Det koster å drive en idrettsforening, og uten balanse mellom inntekter og kostnader hjelper det lite med sportslige planer og ønske om resultater. Det finnes mange ting man kan bruke penger på, men ikke like mange kilder til finansiering. En hovedinntektskilde for de fleste foreninger er naturlig nok innkreving av medlemsavgifter.

Lervik IF ønsker at den økonomimodellen klubben benytter skal ha følgende egenskaper:

  • Medlemsavgiften skal ligge til grunn for et bredt basistilbud for samtlige medlemmer innenfor hovedidrettsgrenene
  • Modellen må ivareta muligheten til og motivasjonen for å jobbe for eget lag/kull
  • Modellen skal være enkel, gjennomsiktlig og forståelig for både nye og eksisterende medlemmer
  • Økonomi bør ikke være til hinder for deltakelse i klubben

Klubbens medlemkontingent skal være lik for samtlige medlemmer. Det vil i praksis innebære at enten man er støttemedlem, aktivt ungdoms- eller seniormedlem eller medlem i et av våre old boys/veteranlag, betaler man samme kontingent for å være medlem av klubben.

Differensiering mellom ulike grupper i klubben gjøres gjennom en sentralt innkrevet treningsavgift. 

BASISTILBUD INNENFOR RAMMEN AV KLUBBENS ØKONOMIMODELL

Lervik IF ønsker å sikre et basistilbud for alle aktive medlemmer hvor klubben sentralt dekker de kostnader nødvendig for å stille lag i hovedidrettene:

  • Tilgang på anlegg for trening (Gaustadhallen, gymsaler, kunstgressbane med mer)
  • Skolering av trenerressurser innad i laget/kullet
  • Draktsett som lånes ut til lagene og leveres tilbake ved sesongslutt og administreres sentralt av materialforvalter
  • Seriepåmelding i det lokale seriesystem innenfor håndball og fotball for alle lag innenfor kullet
  • En turnering for felles deltakelse med andre lag i klubben. Turneringen velges av de respektive gruppene – BIG-styret, fotballstyret og håndballstyret
  • Bidrag til kompensasjon av trener så langt klubbøkonomi tillater
  • Forbruksmateriell inntil et visst nivå fastsatt av materialforvalter
  • Bidrag til sosialt arrangement i forbindelse med sesongavslutning

Ovenstående vil sikre at behovet for å bidra til dugnadsarbeid ut over klubbens fellesdugnader bør kunne begrenses til et minimum. Selvsagt, ønsker et lag å utvide aktivitetsnivået ved å delta på flere turneringer eller tilsvarende, er det nødvendig med ytterligere inntekter. Av den årsak vil det være naturlig å utnytte konseptet med lagskasser.

Dugnadsarbeid med inntekter til eget lag er tillatt. Det samme med anskaffelse av sponsormidler via eksempelvis reklame på treningsdresser. Det ville være uhensiktsmessig å gi fra seg slike inntektsmuligheter.

Det tillates ikke for lag i barne- og ungdomsavdelingen å trykke sponsorreklame på klubbens drakter. Dette tillates for klubbens seniorlag (A-lag håndball og fotball). 

FELLES MEDLEMSKONTINGENT – DIFFERENSIERT TRENINGAVGIFT FOR AKTIVE

Lervik IF søker med sin økonomimodell å hensynta at en aktiv ”koster” mer eller mindre for klubben avhengig av eksempelvis alder. Dette kan skyldes forhold som

  • Mer slitasje på drakter
  • Mer kostbar seriepåmelding
  • Store alderskull
  • Høye kostnader til betalt trener

Felles for begge modellene er at de skal sikre basisbehovet som beskrevet tidligere, med andre ord seriepåmelding, draktsett osv. Den differensierte modellen tillater for muligheten sentralt å kunne legge til grunn prinsipper for avlønning av trener på de eldre trinnene og at eldre lag kan kompenseres mer enn yngre. 

PRESISERINGER / UNNTAK TIL ØKONOMIMODELL

Et viktig prinsipp med en medlemsavgift er at den ikke bør ekskludere medlemmer fra å delta. Det være seg familier med mange aktive, familier/medlemmer med begrenset økonomisk evne eller aktivitet som har en tydelig ”sosial” profil.

Årsmøtet vedtar hvert år unntak til økonomimodellen. Normalt inneholder det disse elementene:

  • Husstandsmedlemsskap
    For familier med mange aktive settes en øvre grense for hva en familie skal betale.
  • Trenere og oppmenn
    Lervik IF ønsker at alle trenere og oppmenn i klubben er medlemmer. Dersom man ikke allerede er dette via egen aktivitet, anmodes samtlige trenere og oppmenn å tegne ordinært medlemsskap tegnes uten treningsavgift. 
  • Fritak for medlems- og treningsavgift ved særskilte økonomiske forhold
    Hovedstyret har, etter individuell søknad, anledning til å redusere eller frafalle krav om medlemsavgift og/eller treningsavgift. Dette gjøres i særskilte situasjoner hvor det enkelte medlems økonomiske situasjon tilsier at det vil være til vesentllg byrde å skulle betale denne, og i ytterste konsekvens forhindre medlemmet i å delta i klubbens aktiviteter.

LAGSKASSER

Det tillates at det enkelte lag kan ha egne lagskasser til drift ut over klubbens minimumstilbud og til anvendelse for det enkelte lags selvstendige økonomistyring. Disse kassene skal regnskapsføres via klubbens sentrale regnskapssystem.

Lagskasser i privat regi utenom klubbens innsyn tillates ikke.

Disposisjoner som trekker på lagskassene skal instrueres via klubbens økonomiansvarlig/kasserer.

Udisponerte midler i de ulike lagskasser er klubbens eiendom. Det ligger dog til grunn at anvendelsen av disse midlene tillegges det enkelte lag, og at som hovedprinsipp vil klubben ikke ta beslag i disse midlene med mindre et lag opphører å eksistere. I det tilfelle vil lagskassen termineres og eventuelt ubenyttet saldo overføres hovedstyrets konto. 

FULLMAKTER / ATTESTERING

Det er utelukkende klubbens leder og kasserer som kan disponere bankkonti opprettet i klubbens navn. Begrenset rett til dette kan delegeres daglig leder av hovedstyret.

Innkommende fakturaer attesteres av det lag, gruppe eller ansvarlig for øvrig som har forestått bestilling. Ingen fakturaer vil betales uten gyldig attestering.

Dokumentasjon av utlegg skal foretas via originalkvitteringer. Av praktiske hensyn tillates scannet/avfotograferte bilag dersom disse er under en beløpsgrense fastsatt av hovedstyret.

Av praktiske hensyn gis (1) daglig leder, (2) kasserer og (3) leder av hovedstyret fullmakt til å forestå utbetaling av dokumenterte utlegg dersom disse er under beløpsgrense satt av hovedstyret. I disse tilfellene lempes kravet om attestering.

Ovenstående roller gis også fullmakt til å inngå avtaler av begrenset omfang på vegne av klubben.

Hovedstyret vedtar konkret de aktuelle beløpsgrensene og innholdet av begrenset omfang. 

DOMMERREGNINGER

Dommerregninger utbetales av daglig leder etter signatur fra ansvarlig lagleder på det aktuelle lag som stod for kamparrangement. I de tilfeller hvor elektronisk avregning er avtalt, instrueres denne via klubbens økonomiansvarlig. 

PRINSIPPER OM REGNSKAP OG ØKONOMISK STYRING

Regnskapet følger kontantprinsippet, dvs. at inntekter og kostnader bokføres i den regnskapsperiode (år) der posten har oppstått. I de tilfeller hvor en periodes korrekte resultat avviker vesentlig ved anvendelse av dette prinsippet kan det gjøres en avsetning og resultatet periodisere mer korrekt. Av hensyn til sammenstilling år for år vil dette kun gjøres i helt spesielle tilfeller.

Klubbens økonomiansvarlig/kasserer gjør alle utbetalinger og fører regnskapet. Statusrapporter gjennomgås i styret hver måned. Regnskapsåret følger kalenderåret. 

Økonomiansvarlig utarbeider også månedlige oversikter over det enkelte lag og gruppes økonomiske status. Som hovedprinsipp gjøres dette ved at den som står ansvarlig for det enkelte lags kassebeholdning mottar utskrift av bevegelser på konto. Samme prinsipp følges for det enkelte gruppestyre.

Lervik utarbeider ikke en årlig kontantstrømsanalyse. Dette har den konsekvens at man i budsjettarbeidet må hensynta eventuelle låneforpliktelser og øvrige større likviditetsforpliktelser ved å budsjettere med overskudd stort nok til å betjene disse.

Klubbens lagskasser inngår i Lervik IFs samlete balanse. Derfor utarbeides en egen resultat- og balanseoppstilling hvor lagsøkonomien holdes utenom. Dette er et viktig prinsipp for å unngå at hovedstyret ikke disponerer de midler lagene selv har opparbeidet. Merk dog at det er hovedstyrets rett å kunne gjøre dette skulle klubbens økonomiske situasjon ellers kreve det.

Lervik har engasjert to revisorer som reviderer regnskapet en gang i året og skriver rapport som legges med til årsmøtet. Revisor bistår regnskapsfører ved behov i løpet av året.  

BUDSJETT

Hovedstyret behandler budsjett for kommende år innen årsmøtet og forelegger dette til informasjon for klubbens medlemmer.

Budsjettet skal ta høyde for klubbens totale økonomiske situasjon og utvikling i medlemsmasse, anleggssituasjon og kostnads- og inntektsbilde for øvrig. Likviditetsbudsjett utarbeides ikke, men skal hensyntas i årets budsjetterte resultat.

Det skal ikke budsjetteres med anvendelse av inntekter generert av lagene, og det skal ikke legge til grunn at lagskassene skal kunne benyttes til å dekke hovedstyret eller gruppestyrenes løpende kostnader.

Det skal anvendes et forsiktighetsprinsipp i anslag av klubbens inntekter, og tilsvarende et realistisk anslag på kommende utgifter.

Daglig leder i samarbeid med økonomiansvarlig utarbeider utkast til budsjett og fremlegger for hovedstyret i forkant av årsmøtet.  

BILGODTGJØRELSE / REISEREGNING

Trenere, lagledere, styremedlemmer eller andre som har avtale om å få dekket utgifter til kjøring i forbindelse med oppgaver utført for klubben, plikter å levere godkjente bilgodtgjørelsesskjema før godtgjørelsen utbetales.

Lervik IF utbetaler bilgodtgjørelse og dokumenterte reiseregninger basert på statens satser og følger de retningslinjer som er gitt knyttet til beskatning av disse.

Reiseregninger skal godkjennes av leder av hovedstyre, gruppeleder, økonomiansvarlig eller ansvarlig for lagskassen dersom det gjelder et enkelt lag. Økonomiansvarlig har instruks om ikke å forestå utbetaling uten konkret godkjennelse. 

REGNSKAPSFØRER

Klubbens valgte økonomiansvarlig er også regnskapsfører. Ved behov kan dette arbeidet delegeres til ekstern tjenesteleverandør. Hovedstyret kan godtgjøre arbeidet med regnskapsføring innenfor rammen av hva som anses økonomisk forsvarlig. 

RAPPORTERING

Alle klubbens lag skal motta oversikt over lagets innbetalinger, utbetalinger og innestående saldo i egen lagskasse.

Hovedstyret skal behandle klubbens overordnete økonomiske status på hvert hovedstyremøte basert på oppdaterte månedsregnskap.

KONTROLLRUTINER / KONTANTHÅNDTERING

Kontantinntekter fra turneringer, loddsalg mv. skal alltid telles opp av to personer, oppgjørsskjema fylles ut og signeres av to personer. Kontantbeholdning settes inn på klubbens konto umiddelbart eller overleveres økonominansvarlig.

Ved arrangement i regi av klubben skal det alltid utpekes en ansvarlig for kontanthåndtering. Samtlige distribuerte kontantkasser skal kvitteres ut og inn underveis i arrangementet. Ansvarlig skal til enhver tid ha oversikt over kontantkassene og sørge for at disse tømmes og holdes på et begrenset nivå. Ved tømming av kassene skal det kvitteres av ansvarlig og den som til enhver tid er på post. Kvittering legges i kassen og kontrolleres mot kontantoppgjøret ved slutten av arrangementet.

I forbindelse med klubbens kiosksalg – hvor det ofte kun er en person på vakt – skal vedkommende som avslutter vakten kvittere inn og ut kontantkassen. Dagens omsetning telles opp og avtalt kassebeholdning ligger tilbake. Kvittering for omsetning legges i på forhånd avtalt sted. Her skal det foreligge konkrete instrukser for det enkelte omsetningssted. Daglig leder har det operative ansvaret for at omsetning hentes inn og settes i banken.

I de tilfeller hvor det er hensiktsmessig skal det tilstrebes å benytte elektronisk betaling. Dette gjelder også ved arrangement i regi av lagene. Klubben stiller til rådighet utstyr for dette og kan fås ved kontakt med daglig leder.


[1] NIFs lovnorm av 22.10.2015, vedtatt i Lervik IFs årsmøte 16.02.2016. Styrings- og forvaltningsrett for årsmøte og hovedstyre reguleres hovedsakelig i §13 og §18


Levert avIdrettenOnline